Assemblée Générale 2012

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

De l’Association LES VELOS D’AMBALAKILONGA

Le 22 Octobre 2012 à 19 heures à la cure de Montrond les Bains

 

Nous attaquons notre cinquième année d’existence et depuis 2008 nous avons fait un long chemin quelque fois un peu caillouteux mais aussi avec beaucoup de satisfaction et d’encouragement

Si nous en sommes là c’est bien sur grâce à vous tous qui nous avez aidé sans faillir tout au long de ces mois de travail et à tous les gens qui partagent leurs vélos et qui nous donnent des fonds

A ce jour nous avons plus de 350 donateurs et les vélos arrivent toujours

Nous chargeons samedi prochain notre cinquième container avec 300 vélos et beaucoup de pièces détachées. Donc à la fin de cette année 2012 nous aurons livre 1356 vélos dont 1006 sont déjà vendus.

Compte tenu des 400 bicyclettes livrées au diocèse de Fianarantsoa nos 13 jeunes en activité en ont vendu 606 depuis 2009

Ce résultat  est encourageant et nous incite à continuer avec encore plus d’ardeur.

Grace à vous c’est nous qui finançons cette année le container jusqu’à Tamatave soit environ 4000 euros

Pour le dédouanement et le transport routier malgache et pour la première fois c’est la partie malgache de notre association qui va financer ces frais de transport et de dédouanement soit environ 6000 euros.

A terme nous aimerions que LVDA Madagascar se charge des frais malgaches de nos expéditions et ça devrait fonctionner.

Pour revenir à cette année qui a été charnière pour nous, nous avons mis beaucoup de choses en route qui pour le moment fonctionne bien non pas à la malgache mais a la française

Tout d’abord nous avons essayé de normaliser notre situation avec Notre hôte Exodus en lui versant une location annuelle pour les locaux que nous occupons et les frais s’y afférant. Nous avons convenu d’une location de 1000000 Ar soit 370 euros payable le 1er juin de chaque année.  Nous estimons cela normal.

L’année dernière quand nous avions des problèmes il fallait attendre notre venue pour essayer de les régler. Autant dire mission impossible ; avec plusieurs mois de retard nous ne pouvions plus rien régler et nous passions beaucoup de temps, Dominique et moi à essayer an vain de résoudre ces problèmes et cela pompait toute notre énergie

Nous avons donc pris le taureau par les cornes et le 1er mars nous avons eu notre ordinateur fixe, neuf qui nous a changé la vie.

Nous avons toujours eu pour but d’avoir des comptes justes en vélos et en argent et aussi de soulager notre ami Rosario, directeur de centre Ambalakilonga de tout un travail administratif qui n’est pas le sien et en plus qu’il n’aime pas bien faire.

Nous avons toujours le souci de ne pas nous faire rouler ou voler par des malgaches astucieux et un peu roublards

Donc avec cet ordinateur nous avons progressé et nous partons d’un élément de base qui est la liste sur un dossier Excel, de tous les vélos envoyés à Madagascar.

Chaque vélo est numéroté et depuis cette année ce N° est grave sur le cadre.

On trouve dans ce document outre le N° du vélo, sa marque, sont type, sa couleur, le diametre de ses roues et le nom du donateur

Je tiens à jour cette liste en fonction de la préparation de ces vélos.

Une fois par an en début d’année nous transférons cette liste sur notre ordinateur à Ambalakilonga et elle devient le socle de toutes nos opérations informatiques

Le second document important de notre système est la facture qui comporte un N° chronologique de facture,  plus tous les renseignements habituels d’une facture dont le N° du vélo concerné.

Nous avons établi sur place des documents Excel en partant de notre liste de vélos.

Le premier pour le prix de chaque vélo en partant d’un prix type pour un modelé donne et en fonction de l’état du vélo et de son équipement, notre moniteur peut très rapidement calculer le prix juste du vélo

Par souci d’équité nous tenons à faire ce calcul et à vendre ce vélo le prix indiqué.

Le second pour un état des ventes et des livraisons de chaque vélo en partant de son N°.

En partant de la facture nous tenons un livre de compte toujours sur Excel de la caisse LVDA ou toutes les factures sont inscrites sans  exception. Nous allons encore améliorer ce document en 2013 en faisant imprimer des carnets de factures numérotés.

Nous tenons à jour également les comptes des jeunes et nous leur servons de banque pendant deux ans

Naina notre moniteur tient à jour un journal quotidien de son activité.

Nous recevons le 1er de chaque mois par mail tous ces documents et nous pouvons les analyser et vérifier qu’il n’y a pas d’embrouille, de vol ou de détournement d’argent.

Nous espérons qu’en 2013 quand nous serons sur place ne pas nous prendre la tête avec des choses impossible à régler et passer notre temps a amélioré notre système pour le rendre encore plus crédible.

Comme vous avez pu le lire dans mon rapport du mois de mars dernier nous avons eu cette année des vols de matériel important.  Nous avons trouvé les coupables et c’était nos jeunes.

Nous avons donc réglé le problème d’une façon que nous souhaitions juste, éducative et pédagogique.

Pour éviter ce genre d’incident très déstabilisant pour nous et pour pouvoir travailler dans de meilleures conditions nous aimerions construire un nouvel atelier plus grand et surtout plus fonctionnel. Il ferait 150 m² au sol avec un atelier de 75 m² une salle  de classe, un magasin et un lieu de stockage des vélos finis

Cout de l’opération 30000 euros. A ce jour les plans sont faits, et nous avons les autorisations nécessaires pour le construire et l’entrepreneur est retenu. Je le connais bien.  A ce jour nous avons pu trouver grâce à vous tous 8000 euros il nous en reste donc 22000 à trouver.

Nous nous battons pour trouver cette somme et nous espérons y arriver. Nous avons fait des demandes au des organismes spécialisés et à Monaco.

Si vous avez des idées elles seront les bienvenues car nous aimerions débuter ces travaux fin 2013.

Cette année 2012 grâce à notre ordinateur nous avons mis en place un début de gestion informatique des stocks de notre magasin avec un petit logiciel que nous avons acheté.

Ça devrait marcher mais nous n’avons pas beaucoup de nouvelle à ce sujet. Nous allons travailler dessus en 2013.

Je voudrai maintenant vous parler un peu de nos jeunes qui sont intéressants dans leur diversité car nous avons de tout.

Comme je vous l’ai déjà dit pendant les deux premières années d’activité nous gérons leurs comptes intégralement c’est-à-dire que quand ils vendent un vélo tout l’argent de cette vente revient à Ambalakilonga.

Notre moniteur Naina fait le partage à raison de 50% pour eux et 50% pour LVDA et il approvisionne leur compte. Tous les mois ils viennent chercher ce dont ils ont besoin pour vivre et nous leur donnons en nous assurant qu’ils ne sont pas à découvert. Cela nous permet aussi  d’effectuer avec leur accord les remboursements des prêts que nous leur avons accordés en fin de stage.

Nous tenons cette comptabilité pendant deux ans après quoi ils se lancent tout seul. Ça marche et les deux premiers jeunes que nous avons dans ce cas se débrouillent très bien.

Nous suivons donc les comptes de 11 jeunes et ils ont tous de l’argent sur leur compte même après avoir remboursé les prêts que nous leurs avions consentis au moment de leur démarrage

Aujourd’hui tous ces comptes varient de 137000 Ar à 329000 Ar. Ce qui est bien et positif

Pour revenir en France comme pour ADES nous avons obtenu de l’administration le droit de faire des reçus fiscaux pour des déductions d’impôts

Dites le autour de vous nous avons besoin d’argent pour notre atelier

Je sais je suis un peu long mais il y a beaucoup de choses à dire sur ce grand programme, mais on arrive à la fin

Pierre Gonin va vous parler de nos comptes en France et je vais lui laisser la parole après vous avoir dit que dans la caisse LVDA a Ambalakilonga nous avons 1190 euros, de placer à la banque a 8% d’intérêts nous avons 7410 euros et sur notre compte courant en banque…………………… euros

Enfin je voulais vous dire que nous avons déjà plus de 130 vélos pour le container de 2013 qui arrivera début 2014

Voilà où nous en sommes aujourd’hui et nous pensons qu’il faut continuer.

 

Merci de m’avoir écouté.

Il faut donc comme d’habitude voter pour la suite de cette aventure :

Qui est pour la continuation de ce projet ?

Qui est contre ?

Qui s’abstient ?

 

 

RAPPORT FINANCIER 2012

Au 31/12/2011 le compte LVDA était créditeur de 6100,35 euros

Nous avons reçu en 2012 / 9743 ,53 euros dont

3533,53 euros pour LVDA et 6210 euros pour l’atelier.

Plus 74,75 euros d’interets

Au niveau des dépenses nous avons eu 300 euros pour notre précèdent voyage en février 2012 et 163,93 euros de frais de timbres et papeterie.

Au 22 /10 / 2012 nous avons donc un solde positif de 15454,70 euros plus 2000 euros sur le compte du CA soit 17454,70 euros.